Nu het eerste COVID-19-crisismanagement binnen jouw bedrijf achter de rug is, is het belangrijk de langetermijneffecten in het personeelsbeleid te integreren. Het personeelshandboek is door ‘het nieuwe normaal’ waarschijnlijk niet langer up-to-date. Voorkom dat HR veel tijd besteedt aan het reageren op het ene incident na het andere. Pak de regie en zorg voor een coronaproof personeelshandboek.

Begin met het bepalen van de strategie

Jouw bedrijf heeft een strategie: een koers die is gericht op het realiseren van doelstellingen van het bedrijf. HR heeft een belangrijke rol bij het uitvoeren van die strategie. Voordat je het personeelshandboek aanpakt, is het goed je af te vragen of de HR-strategie nog houdbaar is.

Sommige bedrijven hebben een enorm groeipotentieel gekregen door corona, andere bedrijven staat het water aan de lippen. De doelstellingen van HR én de inhoud van het personeelshandboek moeten aansluiten op de nieuwe realiteit van het bedrijf. Heeft het bedrijf nog steeds dezelfde doelstellingen?

Waar moet de werkgever rekening mee houden?

Het aanpassen van een personeelshandboek kan niet ‘zomaar’. De medezeggenschap speelt vaak een grote rol bij het doorvoeren van wijzigingen. In veel gevallen heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht of adviesrecht. Als er geen medezeggenschap is, moet iedere afzonderlijke werknemer akkoord gaan.

Het is belangrijk om over een goede strategische aanpak na te denken en de rechten van de medezeggenschap en de medewerkers per onderwerp vast te stellen. En wilt u het gehele aangepaste handboek in één keer voorleggen aan de medewerkers? Of is het handiger om dit gefaseerd te doen? Een goed doordachte aanpak voorkomt een tijdrovend en frustrerend proces.

Hierna geven we een overzicht van belangrijke, veelvoorkomende personeelsregelingen die niet meer up-to-date zijn.

Regeling 1: Vakantieregeling

Tijdens de zomervakantie rees het aantal vragen over rechten en plichten van werkgevers en werknemers de pan uit. Zaak dus om een goede vakantieregeling in te voeren, zodat het iedereen duidelijk is wat de regels en de verwachtingen zijn.

Maak duidelijk wat de werknemers kunnen verwachten tijdens en na hun vakantie. Neem bijvoorbeeld op dat een werknemer die op vakantie gaat naar een land met code rood of oranje niet doorbetaald wordt tijdens quarantaine of tijdens een lockdown. En wat als een werknemer tijdens vakantie in een land met code rood of oranje besmet raakt?

Zo zijn er nog veel meer vragen te bedenken. Mag de werknemer die in lockdown zit ‘thuiswerken’ vanaf zijn vakantieadres? Welke verplichtingen heeft hij voordat hij op vakantie gaat: moet hij die spullen meenemen die werken op afstand mogelijk maken? Mag/moet hij om die reden bedrijfseigendommen van de werkgever meenemen, zoals bijvoorbeeld een laptop?

Een goede personeelsregeling die duidelijk is over ieders rechten en plichten voorkomt een hoop onrust binnen het bedrijf. Een medewerker die weet waar hij aan toe is, kan zonder stress op zijn welverdiende vakantie.

Regeling 2: Loon bij quarantaine

Waarschijnlijk heeft u nog geen regeling over dit onderwerp. In de praktijk komt het steeds vaker voor dat een werknemer in quarantaine moet, terwijl hij niet arbeidsongeschikt is. Een huisgenoot kan besmet zijn met corona of de medewerker is zelf besmet, maar met lichte klachten die hem niet arbeidsongeschikt maken. Of de medewerker is verkouden en is in afwachting van de uitslag van een coronatest.

Mag u van de werknemer bewijs van de coronabesmetting vragen? Moet u bij quarantaine loon bij ziekte betalen (vaak minder dan 100% van het salaris) of het reguliere loon? Is de Wet poortwachter van toepassing? Mag u van de werknemer verwachten dat hij vanuit huis werkt, eventueel in aangepast werk?

Met goede afspraken voorkomt u eindeloze discussie en rechtszaken.

Regeling 2: Reiskosten

Veel bedrijven hebben een reiskostenregeling. Hoe zit het met de reiskostenvergoeding als de werknemer niet of nauwelijks naar kantoor komt? Wil het bedrijf dat werknemers zoveel mogelijk met het ov reizen of juist niet?

Welke werknemers mogen hun ov-abonnementen en parkeerabonnementen houden en welke niet? Moet er een speciale regeling komen voor medewerkers die in de risicogroepen vallen?

Een op maat gemaakte personeelsregeling kan jouw bedrijf veel onkosten besparen.

Regeling 3: Auto van de zaak

Een auto van de zaak: een lastig onderwerp. Het kan gaan om een auto die de werknemer uitsluitend gebruikt voor woon-werkverkeer en werk-werkverkeer. Maar ook om een auto die de werknemer privé mag gebruiken. De auto is vaak een arbeidsvoorwaarde (maar niet altijd). Een arbeidsvoorwaarde kan gewijzigd worden, maar dit moet wel zeer zorgvuldig aangepakt worden.

Hoe dan ook: voor veel medewerkers is de auto de ‘heilige koe’ en vinden ze het vervelend als het gebruik daarvan wordt gewijzigd of beperkt. Daar staat tegenover dat een auto van de zaak een kostbare investering is voor een werkgever.

Het is belangrijk om te onderzoeken of de huidige autoregeling nog wel logisch is. Want, wat is het doel van een auto van de zaak als de werknemer alleen maar thuis werkt? Of als de werknemer geen of weinig werk-werkverkeer meer hoeft te rijden? Zijn er voordeliger opties of betere alternatieven te bedenken?

Regeling 4: Thuiswerken

Voor veel bedrijven is de thuiswerkregeling van groter belang geworden. Van niet thuiswerken of incidenteel thuiswerken naar fulltime thuiswerken is een grote stap. Veel thuiswerkregelingen zijn gebaseerd op incidenteel thuiswerken of op een vaste dag per week. Het is zaak de thuiswerkregeling aan te passen op de nieuwe situatie.

Wat is inmiddels de langetermijnvisie op thuiswerken binnen jouw bedrijf? Bevalt het? Of wil de werkgever er zo snel als mogelijk weer van af? Is thuiswerken verplicht of vrijwillig? Of soms vrijwillig en soms verplicht (bijvoorbeeld bij een besmette huisgenoot)? Wat zijn de gevolgen van het verplichten van thuiswerken?

Afhankelijk van de inhoud van jullie personeelsregeling zijn er zo heel wat vragen te beantwoorden. Maar nu corona naar alle verwachting nog lang deel uitmaakt van het dagelijkse leven is het de moeite waard om te investeren in een goed, degelijk personeelshandboek.

Voor advies over een goede strategie en een deugdelijke (juridische houdbare) onderbouwing van jullie personeelshandboek neem contact op met onze Helpdesk of met Sandra Wouters van Committ Legal. Zij zet haar jarenlange ervaring graag in om jouw bedrijf verder te helpen.