Het startsein werd gegeven tijdens de persconferentie op 11 mei 2021: een vakantie deze zomer binnen Europa zou met corona paspoort mogelijk worden. Volop werden vakanties gepland. Helaas kleuren diverse landen oranje. Dagen weer inleveren? Stuwmeer aan afgelaste vakantiedagen. Of wars van adviezen toch afreizen naar een code oranje land. Hoe ga je hier als werkgever mee om? Hoe voorkom je discussies? Kunnen medewerkers vakantiedagen intrekken? Kan je het reizen naar een code oranje land verbieden? En hoe geef jij invulling aan de informatieplicht? Wij praten je bij in deze blog.

Veel medewerkers zullen de zomervakantie al gepland hebben. Helaas kunnen sommige reizen door corona opnieuw niet doorgaan. Medewerkers kunnen dan stellen dat ze de vakantie willen ‘bewaren’ voor een later moment als we weer volledig weg kunnen.

Een medewerker wil zijn vakantie intrekken, moet ik als werkgever meewerken?

Kort en goed: nee, dat hoeft niet. Waarom niet?

De wet bepaalt dat de werkgever de tijdstippen voor verlof vaststelt overeenkomstig de wensen van de medewerker, tenzij gewichtige redenen aan de zijde van de werkgever zich daartegen verzetten. Als de werkgever niet binnen twee weken na aanvraag van het verlof bezwaar heeft gemaakt met vermelding van de gewichtige reden, zal de vakantie volgens de wensen van medewerker worden vastgesteld. Mag je van deze hoofdregel afwijken? Jazeker, in de arbeidsovereenkomst, bedrijfsregeling of CAO kunnen andere afspraken worden vastgelegd.

Na een verlofaanvraag en goedkeuring daarvan staat de vakantie vast. Het staat een medewerker vrij om te doen met zijn verlof wat hij wil. Werkgever oefent hier geen invloed op uit en zal ook geen rekening hoeven te houden met een in het water gevallen vakantie. Als werkgever hoef je dan ook niet in te stemmen met het intrekken van vakantie of verlof.

Benut jouw organisatie alle mogelijkheden om vakantiedagen vast te stellen? Meer weten over de mogelijkheden?

Niet opgenomen vakantiedagen leiden tot stuwmeren. Opname wordt gestimuleerd door het vervaltermijn. Wettelijke vakantiedagen vervallen een halfjaar na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd, mits je aan de informatieplicht hebt voldaan. Dit is voor veel werkgevers nog relatief ‘nieuw’.

Wat houdt de informatieplicht in en hoe voldoe je hier aan?

In 2018 heeft het Europese Hof bepaalt dat werkgevers hun medewerkers ruim voor de vervaldatum meermaals en schriftelijk geïnformeerd moet hebben over het verval per 1 juli. Deze waarschuwingen moeten worden geregistreerd. De waarschuwing moeten daarbij precies en tijdig zijn. Heb je dit niet gedaan? Dan kan een medewerker stellen dat de vakantiedagen niet zijn vervallen. Dit met alle gevolgen van dien: denk bijvoorbeeld aan een mogelijke uitbetaling bij einde dienstverband.

De informatieplicht gaat ver. Een algemene verwijzing in een nieuwsbrief binnen het bedrijf of in een personeelsreglement is niet voldoende. Medewerkers moeten uitdrukkelijk geïnformeerd worden.

Hoe zorg je dat je je medewerkers volgens de regels informeert? Neem contact op. Wij zorgen dat aan alle juridische ins- en outs is gedacht en stuwmeren worden voorkomen.

Tenslotte zullen sommige medewerkers zich niets aantrekken van de reisadviezen en toch afreizen naar een code oranje of code rood land. Hoe ga je hier mee om? Werknemers moeten misschien wel in quarantaine.

Wie draait op voor de kosten van quarantaine na een reis naar een code oranje of rood land?

Indien je jouw medewerkers tijdig en duidelijk informeert, komen het risico en de kosten bij de medewerker te liggen.

Hoe informeer je je medewerkers? Doe dit schriftelijk. Geef duidelijk aan dat het niet is toegestaan om naar een code oranje of code rood land af te reizen. Vermeld daarbij dat het loon gedurende een mogelijke quarantaine of coronabesmetting niet zal worden doorbetaald; wees dus duidelijk in de consequenties. Wij kunnen je helpen met het opstellen van een juridisch juist ingeklede brief naar het personeel.

Hoe zit dit juridisch?

De wettelijke hoofdregel is dat een medewerker wanneer hij niet werkt toch loon ontvangt, tenzij het niet werken voor risico van medewerker komt. Indien een medewerker ondanks jouw waarschuwing willens en wetens naar een code oranje of rood land reist, kan gesteld worden dat het risico voor de werknemer komt. Als werkgever hoef je dan geen loon door te betalen. Let wel op: als een werknemer volledig vanuit thuis kan werken, is er geen reden om het loon stop te zetten. De werkzaamheden gaan dan gewoon door.

Heb jij binnen de onderneming te maken met medewerkers die vakantiedagen willen intrekken? Werknemers die tegen de afspraken in naar een code oranje land reizen? Of ben je vergeten werknemers te informeren over het vervallen van hun vakantiedagen? Wij kunnen je helpen met alle kwesties omtrent vakantie- en verlof tijdens corona; kom toch een passende oplossing voor de business en jouw medewerkers. Bekijk onze online masterclass ‘Arbeidsrecht tijdens en na corona’ en je wordt volledig bijgepraat, of neem contact op. Committ Legal; legal supports business.