Hoe goed je het als werkgever ook probeert te voorkomen, toch krijg je er vroeg of laat mee te maken: medewerkers die zich kort of langdurig ziekmelden. Waar moet je dan op letten? Wat mag wel en wat mag niet? En welke stappen moet je als goed werkgever doorlopen? In deze blog nemen we je mee door de verschillende fases van verzuim en de bijbehorende verplichtingen van jou én de zieke werknemer.

Ziekmelding

Het begint bij de ziekmelding van de werknemer. De wijze waarop een werknemer zich ziek moet melden verschilt per bedrijf. Meestal is hier iets over opgenomen in de arbeidsovereenkomst, het bedrijfsreglement of de toepasselijke CAO. Wil je dat een ziekmelding voor een bepaalde tijd of op bepaalde wijze gebeurt? Leg dit dan goed vast in een verzuimprotocol, en zorg ervoor dat dit protocol bekend is bij de medewerkers.

Hoe vervelend een ziekmelding ook is, als werkgever mag je niet vragen wat de klachten zijn (de werknemer mag dit uiteraard wel spontaan vertellen, maar dan mag je dit niet vastleggen). Je mag wel vragen of er sprake was van een arbeids- of verkeersongeval. Ook mag je vragen naar de vermoedelijke duur van het verzuim.

Ook mag je als werkgever een ziekmelding niet weigeren. Vertrouw je de ziekmelding niet? Dan kun je een arbo- of bedrijfsarts inschakelen. Deze arts beoordeelt of de medewerker in staat is om de eigen werkzaamheden te verrichten. De arts moet in ieder geval binnen één week na de ziekmelding worden geraadpleegd.

In de meeste gevallen zal het niet zover komen, maar is de werknemer langer ziek, dan is het goed om de volgende termijnen van de Wet Verbetering Poortwachter in de gaten te houden.

Bedrijfsarts en re-integratie

Wanneer de werknemer zes weken ziek is moet er een probleemanalyse worden opgesteld. Dit doet de bedrijfsarts. In deze probleemanalyse wordt opgenomen welke werkzaamheden de werknemer wel en niet kan verrichten en op welke termijn de eigen werkzaamheden mogelijk weer hervat kunnen worden. Twee weken na deze analyse, bij acht weken ziekte, moet er een plan van aanpak worden opgesteld. Hierin moeten jij en de zieke werknemer samen beschrijven welke stappen ondernomen worden om de werknemer het eigen werk weer te kunnen laten doen.

De probleemanalyse en het plan van aanpak maken deel uit van het re-integratiedossier. Het is belangrijk om dit dossier goed op orde te hebben en bij te houden. Dit voorkomt eventuele problemen bij langdurig verzuim. In het re-integratiedossier leg je samen met de arbo-arts vast hoe de opbouw van de eigen werkzaamheden gerealiseerd kan worden. Ook denk je met elkaar na over aangepaste werkzaamheden, verkorte werktijden of aanpassingen aan de werkplek.

Langdurig verzuim

Als de werknemer langer dan zes weken aaneengesloten ziek is, dan is er sprake van dreigend langdurig verzuim. Het is belangrijk om iedere zes weken de voortgang van re-integratie en ziekte met de werknemer te bespreken. Het re-integratiedossier is hierin leidend.

Is de werknemer 42 weken ziek? Dan moet hij of zij worden aangemeld bij het UWV. Ook moet er een eerstejaarsevaluatie gemaakt worden. Dit gebeurt doorgaans tussen de 46^e en 52^e ziekteweek. Hierin kijk je samen met de werknemer terug op de re-integratie en worden er nieuwe afspraken gemaakt en doelen gesteld voor het komende jaar.

Als de medewerker bijna twee jaar ziek is, en er dus geen sprake is van volledige eigen werkhervatting, zal de medewerker een WIA-aanvraag moeten indienen. Je medewerker ontvangt hierover vanzelf een brief van het UWV.

Loondoorbetaling en sancties

De eerste twee jaar van de ziekte ben je als werkgever verplicht het loon (gedeeltelijk) van de zieke werknemer door te betalen. Het gaat dan om 70% van het laatstverdiende loon of ten minste het wettelijk minimumloon (in het eerste jaar). In een toepasselijke CAO kunnen andere afspraken gelden, raadpleeg deze dus van tevoren.

Wanneer je als werkgever niet voldoende aan re-integratie hebt meegewerkt, kun je een sanctie opgelegd krijgen. Deze sanctie ziet meestal op het langer doorbetalen van het loon, bijvoorbeeld een derde ziektejaar.

Heb je vragen over de verschillende fases van verzuim of problemen met een zieke werknemer? Neem dan contact met ons op. Wij kunnen eventuele vragen beantwoorden en je van advies voorzien.