Naarmate het jaar vordert, krijgt HR steeds weer andere vragen vanwege corona. Nu de zomervakantie voorbij is, vragen medewerkers zich af of het jaarlijkse sinterklaasfeest wel door kan gaan. En de kerstviering? Het zou ook zuur zijn als de jubilea niet gevierd worden. Wat kan nog wel en wat niet?

In de basis lijkt het antwoord eenvoudig: iedere festiviteit kan doorgaan, mits de werkgever de coronaregels van het RIVM in acht neemt. In de praktijk betekent dit (op het moment van het schrijven van dit blog) dat iedereen een vaste zitplaats heeft en 1,5 meter afstand houdt. Voor een aantal delen van Nederland gelden wat strengere maatregelen.

Als u een bijeenkomst of een feest op het werk wilt organiseren, moet u zich ook aan de coronaregels van het RIVM houden, maar ook aan de afspraken uit uw coronaprotocol en uw risico-inventarisatie – en evaluatie (RI&E).

Toch niet zo eenvoudig

In de praktijk is het antwoord op de vraag of werkgerelateerde festiviteiten door mogen gaan tóch wat complexer dan op het eerste oog lijkt. Een werkgever is immers aansprakelijk voor schade die een werknemer oploopt tijdens het werk, tenzij de werkgever aan zijn zorgplicht heeft voldaan.  En een coronabesmetting kan flink wat schade veroorzaken.

Valt een bedrijfsfestiviteit onder ‘werk’?

Je kan je allereerst de vraag stellen of een bedrijfsfestiviteit onder ‘werken’ valt. Als hoofdregel geldt dit niet het geval is.

Maar, met name als een personeelsfeestje verplicht is, heeft een werkgever tóch de plicht om voldoende veiligheidsmaatregelen te nemen. Ook als de werknemers enkel een morele dwang voelen om te komen (omdat de werkgever ze daartoe aanspoort) kan de aanwezigheid worden aangemerkt als ‘verplicht’. Daarnaast is het relevant of de werkgever het feest betaalt, de werknemers tijdens de festiviteiten onder gezag staan van de werkgever en of directieleden aanwezig zijn. In de praktijk is het daarom vaak zo dat een bedrijfsfeestje tóch onder de noemer ‘werk’ valt.

Het is in ieder geval verstandig om een bedrijfsfestiviteit niet verplicht te stellen. En daarnaast alle coronamaatregelen van de overheid toe te passen.

Vraag je je af of jouw bedrijfsfestiviteit onder ‘werk’ valt of niet? Neem contact op met onze Helpdesk: we denken graag met je mee.

Hebben werknemers recht op een bedrijfsfeestje?

Het komt regelmatig voor dat jubilea in de personeelsregeling of de cao zijn opgenomen. Soms is daarbij afgesproken dat een jubilerende werknemer een feestje mag geven voor een bepaald bedrag. Ook andere festiviteiten kunnen een (verworven) recht van werknemers zijn, omdat u ze sinds jaar en dag organiseert. Maar, het is raadzaam om zo min mogelijk bijeenkomsten te houden. De overheid adviseert tenslotte niet voor niets om zoveel mogelijk thuis te werken. Hoe gaat u daar verstandig mee om?

Mochten werknemers, eventueel via de medezeggenschap, aanspraak maken op hun recht op een festiviteit laat u dan goed adviseren. Neem contact op met onze Helpdesk. Wij beoordelen of inderdaad sprake is van een (verworven) recht en zo ja, hoe u tactisch en met zo min mogelijk ‘gedoe’ die situatie op kunt lossen.

Mogen we in plaats van een bedrijfsuitje ook wat anders aan onze medewerkers aanbieden?

Veel werkgevers kiezen ervoor om de medewerkers een alternatief te bieden voor het bedrijfsuitje. Bijvoorbeeld door de jaarlijkse barbecue te vervangen door een barbecuepakket dat bij de medewerkers thuis bezorgd wordt.

Als u kiest voor een vergelijkbaar alternatief, houd dan rekening met de werkkostenregeling. Bepaalde verstrekkingen en vergoedingen vallen onder de (beperkte) vrije ruimte, maar andere weer niet. Neem contact op met onze Helpdesk als u wilt checken of een vergoeding of verstrekking onder vrije ruimte valt of niet.

Tóch een coronabesmetting tijdens een bedrijfsfestiviteit?

Neem de juiste maatregelen

In de praktijk kan het voorkomen dat een werknemer na een bedrijfsfeestje meldt dat hij besmet is met COVID-19. De werkgever doet er dan verstandig aan om alle medewerkers die aanwezig waren hierover te informeren. Pas nadat ze 10 dagen (volgens de huidige maatregelen) geen klachten hebben, zijn ze weer welkom op het werk. Als thuiswerken een optie is dan kunt u dit van de werknemers vragen, mits ze natuurlijk niet arbeidsongeschikt zijn.

Neemt de werkgever die maatregelen niet dan loopt hij het risico dat het virus zich als een lopend vuurtje door het bedrijf verspreidt. Hierbij bestaat de kans dat de Inspectie SZW het bedrijf sluit én een boete oplegt. En het is ook nog eens erg slechte reclame.

Is het bedrijf aansprakelijk voor de coronabesmetting tijdens een personeelsfeest?

In theorie is dit mogelijk. Maar als u aantoonbaar de coronamaatregelen zorgvuldig heeft toegepast, heeft u aan uw zorgplicht voldaan. Daarnaast is het aan de werknemer om te bewijzen dat hij de coronabesmetting tijdens de bedrijfsfestiviteit heeft opgedaan. In de praktijk lijkt dat welhaast onmogelijk. Want hoe kan een werknemer bewijzen dat de blootstelling aan COVID-19 tijdens het feestje plaatsvond en niet ergens anders?

En als we de bedrijfsfestiviteit uitbesteden aan een externe partij?

Als u de festiviteit uitbesteedt aan een evenementenbureau of een externe locatie, dan moet de externe organisator de coronamaatregelen toepassen. Dit ontslaat de werkgever echter niet van zijn zorgplicht voor de werknemers. Uiteraard kan jouw bedrijf met de organisator afspreken dat die aansprakelijk is jegens de werkgever voor de schade die hij loopt door het niet juist toepassen en handhaven van de coronamaatregelen.

Wil je werkgever zeker weten wat wel en niet mogelijk is, qua bedrijfsfestiviteiten? En welke maatregelen de risico’s het beste afdekken? Neem dan contact op met Committ Legal, dé advocaat voor ondernemers of neem contact op met de Helpdesk. We zetten ons dan in om je verder te helpen.